Почему не сходится инвентаризация в ресторане

1. Не закрыты документы до начала подсчёта

Приходы, списания, перемещения или приготовления, относящиеся к периоду, могли остаться непроведёнными. Физический продукт уже есть или уже израсходован, а в учётном остатке операция отсутствует.

Перед фиксацией факта определите время отсечения и убедитесь, что все операции до него внесены в систему.

2. Остатки считают в несогласованных единицах

Открытая бутылка считается в штуках вместо литров, упаковка — вместо килограммов, а заготовка — одновременно как готовый полуфабрикат и входящее в него сырьё.

Для каждой группы заранее задайте единицу подсчёта и правило пересчёта. Сотрудник должен понимать, что именно записывать в ведомость.

3. Один товар находится в нескольких местах

Одинаковые позиции могут храниться на кухне, в баре, холодильнике, на основном складе и в зоне выдачи. Пропущенная зона даёт недостачу, повторный подсчёт — излишек.

Разделите помещение на зоны, назначьте ответственных и отмечайте завершённые участки.

4. Ошибки в техкартах

Если фактическая рецептура отличается от учётной, теоретический расход продукта будет неверным. Особенно заметны ошибки в популярных блюдах, напитках и заготовках с большой вложенностью.

Начинайте проверку с позиций, которые дают наибольшее денежное отклонение или регулярно расходятся.

5. Перемещения между складами не отражены

На одном складе возникает недостача, на другом — излишек. В сумме по заведению продукт может сходиться, но ответственность и отчётность по подразделениям будут искажены.

6. Есть документы задним числом

Операция, внесённая после проведения инвентаризации датой проверяемого периода, меняет расчётный остаток. Зафиксируйте, кто и в каком порядке может редактировать закрытые даты.

7. Пересортица и дубли номенклатуры

Один продукт может приходоваться под разными карточками или ошибочно считаться под соседней позицией. Тогда по одной строке видна недостача, а по другой — излишек.

8. Реальные потери и нарушения

После исключения учётных ошибок остаются порча, превышение нормы закладки, незарегистрированное питание персонала, неконтролируемые списания и другие фактические потери.

Выводы делайте по повторяющейся картине и подтверждающим данным, а не по одной итоговой сумме.

Чек-лист перед следующей инвентаризацией

назначить дату, время отсечения и ответственных по зонам

провести все документы до начала подсчёта

подготовить единицы и правила подсчёта открытой продукции

не перемещать продукт между уже подсчитанными зонами

проверить аномальные количества до проведения документа

разбирать отклонения по позициям и причинам, а не только общей суммой